A nota fiscal é obrigatória conforme a Lei 8137/1990. Os únicos empreendedores liberados da emissão obrigatória são os MEIs quando realizam uma venda ou prestação de serviço para pessoa física.
As notas fiscais eletrônicas vieram para o Brasil em 2006, com o objetivo de substituir os modelos de papel. Além da economia de papel, as NF-e’s facilitam o controle fiscal e também a busca dentro do armazenamento.
Emitir nota fiscal é um processo primordial para manter a segurança da sua empresa, confirmar vendas e também sempre estar em dia com os órgãos fiscalizadores.
Contudo, mesmo sendo considerado um processo fácil, a emissão de notas fiscais exige alguns cuidados, por isso é importante estar sempre atento e ser parceiro de empresas que te auxiliam nesse processo.
Algumas perguntas são importantes de serem feitas no processo de emissão de uma Nota Fiscal:
Que tipo de NF preciso emitir?
Possuo credenciamento nos órgãos regulamentadores da minha cidade/estado?
Possuo Certificado Digital?
Possuo um Sistema ERP?
Para te ajudar nesse processo, preparamos aqui um passo a passo com as principais informações sobre o assunto:
Quais os principais tipos de Nota Fiscal Eletrônica?
- NF-e
- NF-e
- NFC-e
- NFS-e
- GNRE
- CT-e
- MDF-e
- NFP-e
Credenciamento em órgãos regulamentadores
Sabendo qual o tipo de NF-e precisa, você deve registrar sua empresa na Sefaz do estado ou município em que reside, ou seja, é um processo que pode variar de acordo com a legislação de cada local. Se a sua empresa possui mais de uma unidade, considere a possibilidade de se cadastrar na Sefaz em cada uma das localidades onde está cadastrada.
Para ter certeza de que está tudo correto para começar a emitir suas NF-es com segurança, emita notas fiscais como teste com a modalidade “homologação” no credenciamento. Em seguida, faça os ajustes necessários e mude para “em produção”, para que suas notas fiscais comecem a ser emitidas com plena validade fiscal.
Certificado Digital
Para conseguir um certificado digital, primeiro você precisa realizar a escolha de uma autoridade certificadora (AC), que é responsável pela emissão desses certificados e também por gerenciar os pedidos e informações das empresas.
Após isso, a validação das informações previamente enviadas a AC precisa ser feita, assim, o responsável pela empresa precisa se fazer presente em uma autoridade de registro. Tal validação atualmente também já pode ser feita online. É importante ressaltar que existem dois tipos de modelo de assinatura digital, que servem para emissão de nota fiscal, porém, em plataformas diferentes.
A1: é o certificado utilizado em sistemas de gestão em nuvem, onde os dados ficam armazenados diretamente no sistema de forma online. É o mais recomendado por sua segurança e facilidade. Trata-se de um arquivo, que normalmente possui extensão PFX ou P12, que é instalado diretamente no computador, não depende de tokens ou cartões para seu uso.
A3: é um certificado que seu registro necessita instalação em um dispositivo móvel, como token-usb ou cartão, que possuem um par de chaves criptografadas.
Porque contratar um ERP para emitir Nota Fiscal?
São diversos os benefícios de se emitir nota fiscal eletrônica, porém, sem a utilização de um sistema ERP integrado e automatizado, esse processo não é tão simples assim. Confira algumas vantagens de ter um ERP integrado para emissão de NF-e.
Redução de Custos
Um dos principais benefícios e uma ação constantemente procurada pelas empresas, é reduzir custos sem alterar a operação. Dispensar espaço de armazenamento com arquivos físicos, não perder mais o tempo da equipe para encontrar algum documento em específico, são exemplos fáceis de mostrar como a digitalização dos processos diminui o gasto de dinheiro e tempo na sua empresa.
Com os arquivos emitidos e armazenados de forma digital, você os encontra facilmente e de forma rápida, e também reduz o custo no seu armazenamento e produção, eliminando despesas com armários, pastas e o próprio espaço físico no seu escritório.
Redução de erros
O preenchimento manual de NF exige muita atenção de quem o está fazendo, e mesmo com muita atenção, esse preenchimento manual pode acarretar em erros por consequência geram transtornos na sua empresa.
Utilizando um sistema integrado, onde a nota fiscal é gerada a partir do próprio pedido de venda, otimiza-se o processo e elimina consideravelmente as chances de erro no preenchimento de algum campo.
Assim, a pessoa que antes levava todo o tempo de preencher cada informação, economiza tempo nesse processo, trabalhando de forma mais rápida e segura, podendo atuar melhor estrategicamente na sua empresa.
Aumento de produtividade
Com um ERP otimizado, em poucos cliques resolve-se um processo que manualmente levaria minutos, talvez horas. O tempo da sua equipe é preciso, emitir mais documentos em menos tempo, com mais segurança, gera um aumento considerável na produtividade do seu time e da sua operação.
Controle efetivo e segurança de informação
Em um ambiente digital, que é o caso do Simdata ERP, você pode acompanhar todo o processo em tempo real, ou seja, consegue realizar a conferência dos dados ou qualquer outra informação a qualquer momento.
Também, permite que você tenha uma grande variedade de relatórios para visualizar e organizar sua empresa da melhor forma. Tudo isso num local seguro, com seus dados armazenados na nuvem e seguros através de criptografia.
Conte com o Simdata ERP para emitir suas notas fiscais
Como você viu até aqui, as NFs são de extrema importância para qualquer tipo de empresa e, por isso, merecem atenção durante suas emissões. Assim, você evita problemas com os órgãos reguladores e garante processos mais otimizados.
Então conte com o Simdata ERP para ajudar nesse processo. Nossa ferramenta para emissão de notas fiscais vai te ajudar a ter mais segurança, produtividade e assertividade durante as emissões. Acesse o nosso site, fale com nossos especialistas e contrate o Simdata ERP para facilitar a emissão das suas notas fiscais.
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